La gestion des clés de votre entreprise : trois conseils

Quel que soit votre secteur d’activité, vous êtes certainement confronté à la question de la gestion de vos clés en entreprise. Ce sont des éléments qui jouent un rôle très important dans la vie de votre société. Plus celle-ci est grande, plus vous avez du personnel, ce qui favorise le passage des clés d’un employé à un autre. Pour éviter la perte de ces accessoires indispensables, il est essentiel d’élaborer une stratégie de gestion efficace. Voici trois conseils à suivre pour réussir la mise en place d’une organisation convenable.

Utilisez une armoire sécurisée pour ranger les clés de votre entreprise

Afin de ne pas subir les conséquences d’une mauvaise gestion des clés, il est essentiel d’utiliser les équipements adaptés pour le rangement de ces accessoires. De nos jours, il existe plusieurs systèmes de gestion des clés. L’armoire sécurisée connaît néanmoins un véritable succès au sein des entreprises. Pour cause, cet équipement permet d’accueillir toutes les clés de votre structure.

Pour éviter les problèmes d’insécurité ou les dépenses supplémentaires, optez pour ce système de gestion intelligent. Une armoire à clés sécurisée est dotée d’une intelligence artificielle qui peut fonctionner de façon autonome ou grâce à une connexion sur un serveur. Faire appel à une entreprise spécialisée pour l’installation de cette solution de sécurité vous permettra d’avoir un contrôle total de l’accès aux clés. Vous pourrez y ranger les clés de tous les accès de la société :

• portes des bureaux,
• casiers,
• armoires,
• véhicules, etc.

Grâce à une technologie d’identification, vous pourrez mieux sécuriser vos clés. Vous obtiendrez également un suivi précis de l’usage et de la détention de ces accessoires par chaque employé. De plus, l’armoire de gestion électronique vous permettra de restreindre l’accès aux clés pour certains membres du personnel et les personnes ne faisant pas partie de votre structure.

Tenez un registre de toutes les clés de votre société

Pour que votre armoire à clés sécurisée vous serve réellement à mieux gérer ces accessoires, il est indispensable d’établir la liste de toutes les clés qui circulent dans l’entreprise. Répertoriez donc les clés des bureaux, des coffres-forts, des véhicules, des casiers, des armoires, etc. Si vous ne connaissez pas le nombre exact de clés au sein de votre société, vous ne pourrez pas mettre en place une politique de gestion efficace.

Élaborez une politique en matière de clés

Une politique de gestion des clés claire et précise est indispensable pour éviter les failles de sécurité, de productivité ou d’économies. Outre l’établissement d’un registre de toutes les clés de l’entreprise, vous devez également déterminer les procédures à respecter en cas de perte ou de vol. Il est important de mentionner clairement les personnes autorisées à obtenir une copie des clés et les critères à remplir pour avoir cette autorisation.

La politique en matière de clés devra par ailleurs énoncer les règles d’usage et de stockage des clés. Il faudra déterminer le système de gestion qui vous convient, comme une armoire sécurisée ou un coffre-fort, par exemple. Une fois que la politique de gestion est établie, elle doit être communiquée à tout le personnel pour que chaque collaborateur maîtrise les règles et procédures de gestion de ces accessoires indispensables de votre structure.