Le diagramme de GANTT en 5 étapes

En gestion de projet, le choix de l’outil avec lequel le Chef de projet travaille est crucial. Le diagramme de Gantt est un dispositif très courant pour « manager » une équipe et pour réaliser un projet. C’est un procédé qui est parmi les plus sollicités quand il s’agit de mettre en œuvre un plan de management. Cet outil visuel qui a fait ses preuves pendant des décennies se distingue par son accessibilité et par son efficacité dans la réalisation des tâches.

Qu’est-ce qu’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un support de gestion de projet inventé par Henri Gantt en 1910. C’est un outil de planification et de suivi des tâches et des activités pendant la réalisation d’un projet. Le diagramme de Gantt se présente sous forme de graphiques dont les compositions horizontales permettent de mieux gérer le temps, celui de la durée des tâches.

Le diagramme de Gantt est un dispositif de :

• Gestion de temps
• Gestion des tâches
• Communication pour toute l’équipe
• Contrôle du déroulement des tâches.

Comment se présente un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un ensemble de barres horizontales qui informent sur la durée de chaque tâche. Ces barres horizontales tracent différentes longueurs qui représentent la date de début de chaque tâche, ainsi que la durée et la date de fin. Le diagramme de Gantt comprend ainsi les éléments suivants :

• La durée et l’échéance de chaque tâche
• La liste de toutes les tâches
• Les responsables de chaque tâche
• Les jalons ou les fins de chaque étape.

Quelles sont les différentes étapes d’un diagramme de Gantt ?

Le diagramme de Gantt est un dispositif tout à fait accessible aux Chefs de projet. Construire ce dispositif se fera en cinq étapes, à suivre en respectant un certain ordre.

Définition des tâches du projet

Un projet est un ensemble de tâches qui doivent être accomplies en respectant une date de début et une date de fin. La première étape d’un diagramme de Gantt consiste ainsi à déterminer les tâches qui composent le projet et de les lister une à une pour qu’elles puissent être lisibles et attribuées à une équipe de responsables.

Pour pouvoir déchiffrer les tâches, le diagramme de Gantt peut être matérialisé avec des techniques WBS ou Work Breakdown Structure, également appelées OTP ou Organigramme des tâches du projet.

Estimation de la durée des tâches

Cette étape consiste à définir les dates de début et de fin de chaque tâche. Certes, la durée sera évaluée approximativement, mais cela permet déjà à toute l’équipe d’avoir une certaine idée du temps dont elle possède pour effectuer chaque tâche et honorer ainsi le délai d’exécution du projet. Ces dates seront alors inscrites sur le diagramme de Gantt afin que l’on puisse avoir une vision globale de la tâche, de l’échéance à laquelle elle sera effectuée et de sa date de livraison.

La durée d’exécution dépend du volume de travail requis pour chaque tâche, ainsi que de l’expérience de chaque équipe à laquelle sera assignée la tâche en se référant sur ses réalisations antérieures lors des précédents projets. Il est à noter qu’il serait possible de décaler la date de fin des tâches si l’action d’avant prend du retard.

Précision de l’ordre des tâches

Il est à préciser que certaines tâches sont interdépendantes, ce qui fait que des tâches ne seront entamées que si d’autres ne sont accomplies, comme la réalisation se fera avec un certain ordre. Il est aussi à noter que des tâches peuvent être accomplies simultanément. Le diagramme de Gantt, avec sa représentation graphique, propose des repères pour mieux s’organiser.

On compte 4 formes de dépendance des tâches entre elles, à savoir :

• « Fin à fin » qui désigne les tâches devant se terminer en même temps
• « Début à début » qui définit les tâches ayant le même commencement
• « Fin à début » qui se traduit par une tâche ne pouvant pas commencer sans que la précédente ne soit terminée
• « Début à fin » qui fait qu’une tâche ne se termine que si une autre commence.

Partage des tâches

C’est une étape délicate pour assurer le respect de la date d’échéance d’une tâche, et de tout le projet par la suite. Elle l’est également pour assurer la qualité des tâches, puisqu’elles seront dispatchées selon la compétence de chacun. La répartition des tâches doit aussi prendre en considération :

• L’importance de chaque tâche pour l’accomplissement du projet
• L’existence d’autres projets en cours qui seront exécutés en simultané
• L’évaluation de la réalisation des tâches par un responsable ayant toute la potentialité de les réussir afin d’éviter le retard.

Attribution des ressources pour chaque tâche

Chaque tâche requiert des ressources matérielles, financières et humaines. Le diagramme de Gantt travaille aussi dans ce sens en définissant ces moyens. Une bonne estimation et l’attribution adéquate des ressources garantissent la réalisation de chaque tâche dans le délai escompté, avec toute la qualité requise.