Congés par anticipation : comment les gérer ?

Toute entreprise connaît annuellement plusieurs périodes nécessitant une gestion des congés anticipés. À l’approche des vacances scolaires ou de la pause estivale, les demandes affluent et nécessitent une organisation millimétrée pour s’y retrouver. En plus d’une bonne capacité d’adaptation, la gestion de ces congés nécessite également de faire face à l’anticipation, ainsi que des procédures efficaces pour maintenir l’activité de votre entreprise. Si le congé par anticipation est un droit, celui-ci ne doit pas pénaliser votre productivité générale. Nous vous expliquons comment faire face à des problématiques indissociables du fonctionnement des ressources humaines.

Qu’est-ce que le congé par anticipation ?

Le congé par anticipation est un congé qu’un employé demande avant le terme d’une période de référence d’acquisition. Quelle que soit la taille de votre entreprise et la nature de votre activité, cette période est fixée entre le 1er juin et le 31 mai.

Les congés par anticipation peuvent être gérés à partir d’un progiciel RH tel que www.kiwihr.com/fr permettant également de faire un suivi des temps et des activités, des congés et absences, du on/Offboarding RH, une gestion documentaire et consulter des indicateurs RH analytiques

Les congés s’obtiennent conséquemment au travail fourni, et équivalent généralement à 2,5 jours par mois. Il est ainsi impossible de demander des congés anticipés que vous n’avez pas encore acquis.

Tout au long de votre période d’absence, vous continuez à percevoir votre paie. Les modalités sont ainsi similaires à celles d’un congé payé traditionnel. Le nombre de jours pris sera déduit du total auquel vous avez droit au cours de votre période de référence.

Congés par anticipation : qui y a droit ?

Il est possible de demander des congés dès les premiers mois d’embauche. Les congés anticipés peuvent être pris sur une période comprenant les jours entre le 1er mai et le 31 octobre de l’année en cours.

S’il est possible de prendre plusieurs jours de congés, leur durée ne doit pas dépasser les 24 jours ouvrables. Le Code du travail prévoit toutefois quelques exceptions, dont celles liées aux besoins d’un enfant, d’un adulte ou d’une personne âgée ayant besoin d’une assistance particulière. Ces exceptions peuvent aussi valoir pour les employés devant faire face à des contraintes géographiques les obligeant à s’absenter.

La gestion des demandes de congés anticipés

Pour les PME, la gestion des congés anticipés peut bouleverser tout le fonctionnement de l’entreprise. Parvenir à garder une activité optimisée malgré les absences demande une organisation avant même de recevoir une demande spécifique.

Cela implique un suivi détaillé du solde des congés de chacun de vos collaborateurs. Cette évaluation débute avec l’année, et se fera régulièrement grâce à une communication fluide entre le RH et les employés.

Les outils dédiés faciliteront votre travail. L’utilisation d’un SIRH en Saas permet d’accélérer les procédures et de faire d’importantes économies. Les fonctionnalités qui sont mises à votre disposition permettent une gestion instantanée des absences.

Ils simplifient aussi le stockage des formulaires en les associant aux comptes employés concernés. Les outils SIRH sont aussi pensés pour faciliter les démarches pour les employés. Certaines fonctionnalités permettent de poser les RTT en un clic, et d’éviter les éventuels doublons de traitement.

Les services RH auront la possibilité de valider les demandes en un clic, et de visualiser l’avancée des absences. Ces outils permettent aussi de définir les fréquences d’accumulation en fonction des besoins de votre entreprise.