Gérer et organiser une réunion professionnelle : les questions pratiques ?

La réussite d’une réunion professionnelle dépend logiquement de la qualité de sa préparation. Tous les points doivent être pris en compte, du choix des participants à la logistique en passant par la détermination de l’objectif. La gestion d’une réunion implique également la mise à disposition des documents de travail ainsi que du matériel indispensable pour la présentation, pour les retranscriptions écrites, etc.

Quel est l’objectif de la réunion ?

Pour préparer une réunion comme il se doit, la première étape consiste à définir les objectifs. C’est seulement à partir de là que vous pouvez déterminer l’ordre du jour, le plan ainsi que les thèmes qui seront abordés. Attention ! Il faudra également tenir compte du timing pour pouvoir traiter tous les sujets durant le temps imparti. À noter qu’une réunion de travail ne doit pas durer plus d’une heure. Il est en effet prouvé que l’attention diminue naturellement au bout de 52 minutes. Donc, si vous voulez que vos collaborateurs soient productifs, il faudra bien jauger le timing.

Bien organiser la réunion : échantillons, retranscription écrite, maquettes

Pour qu’une réunion soit réussie, il faut également prévoir des supports efficaces : documents techniques, prototypes, échantillons de produits, maquettes… Ajoutez-y un matériel performant et fonctionnel comme le rétroprojecteur, le tableau blanc, et le dictaphone pour les besoins de la retranscription écrite. Et comme la saisie de données peut s’avérer contraignante, vous pouvez toujours faire appel à un prestataire comme Saisie Facile pour votre compte rendu. Ce type de prestataires élabore une offre sur mesure, selon vos contraintes financières et en tenant compte de la qualité exigée.

Qui seront les participants ?

Forcément, une réunion professionnelle ne peut se faire sans la présence de participants. Mais attention, il s’agira de sélectionner les collaborateurs qui ont un réel intérêt à prendre part à cette réunion. Vous éviterez ainsi les bâillements intempestifs et les mines maussades, et bénéficierez d’une participation pertinente. Et pour que chacun des collaborateurs puisse s’y préparer, pensez à leur communiquer l’ordre du jour au préalable. Les échanges seront plus dynamiques, les débats plus constructifs, permettant des retranscriptions écrites plus claires pour un usage ultérieur.

Quoi qu’il en soit, le nombre de participants peut influencer la qualité de la réunion. Selon les experts, l’effectif idéal pour une réunion professionnelle serait de 8 voire 10 personnes au maximum. Au-delà, il vous sera difficile de prendre en compte les avis et les suggestions de chacun.

Où se tiendra la réunion ? Et à quelle heure ?

En général, les réunions professionnelles se tiennent sur le lieu de travail. Si pour une raison ou pour une autre elle doit se tenir ailleurs, privilégiez les salles lumineuses aux murs clairs. Exit les parois en béton qui sont froides et sur lesquelles les sons se réverbèrent. Prévoir également une table en U pour les réunions exceptionnelles qui durent plus d’une heure. Dans ce cas, les pauses sont de rigueur toutes les deux heures. Et si vous voulez retenir l’attention de tous les participants, organisez vos réunions dès la première heure de la matinée ou en fin de journée. Le créneau à éviter, autant que possible, se situe entre 14 et 16 heures. Vos collaborateurs seront moins alertes et risquent même de somnoler sur place sous l’effet de la digestion.