Les étapes pour une meilleure gestion des notes de frais en entreprise

Tout entrepreneur digne de ce nom doit être organisé et rigoureux dans le suivi des dépenses et des bénéfices de son entreprise pour garantir le développement de celle-ci. Il n’est pas facile, surtout lorsqu’on débute, de gérer efficacement les activités de sa société. Une mauvaise organisation peut entraîner des pertes conséquentes qui peuvent s’accumuler au fil du temps. Voici quelques solutions efficaces que nous pouvons vous proposer.

La gestion optimisée des notes de frais grâce à la technologie

Encore une fois, l’avancée de la technologie a été mise au service de l’homme pour faciliter son quotidien.

En effet, des moyens pratiques ont été mis en place pour une meilleure gestion des notes de frais grâce à des outils particulièrement efficaces permettant notamment de gérer les indemnités kilométriques, les interventions et réaliser divers exports paramétrables.

À l’ère du numérique, plus question de s’encombrer de paperasse à n’en plus finir et de risquer de les perdre. Des applications peuvent contenir des versions dématérialisées des notes de frais. Cette pratique permettra non seulement une meilleure gestion, car toutes les données seront centralisées sur un serveur virtuel et donc à l’abri de l’usure physique, mais fera gagner du temps.

En effet, ce procédé permet également d’automatiser les calculs des frais divers tels que les frais de déplacement des collaborateurs lors des missions, les frais d’hébergements, les imprévus et les autres dépenses qu’il est possible d’intégrer au fur et à mesure par ces derniers.

En outre, contrairement aux autres applications, cette dernière n’a nullement besoin de réseau pour fonctionner et se mettra à jour lorsque votre position vous permettra de capter le wi-fi. Un outil pratique, imparable et presque infaillible en soi.

Les autres outils pour gérer les notes de frais en entreprise

Un suivi assidu des factures ou « remboursement aux frais réels ». Ce moyen peut sembler dépassé, voire archaïque, mais plusieurs sociétés connues l’utilisent encore en complément des outils modernes afin d’avoir des éléments physiques pour justifier les dépenses.

En complément, le service comptable devra également tenir un fichier comportant les détails de la note de frais ainsi que les justificatifs liés. En parallèle, il est également possible de faire un suivi des frais par le système de remboursement forfaitaire.

En termes simples, il s’agit de faire un suivi des remboursements des dépenses professionnelles des salariés calculés par forfait par l’administration en fonction du revenu de ce dernier, à condition que les dépenses soient liées à son travail.

Pour beaucoup, ce système est plus rassurant. Cependant, le remplissage des formulaires est un blocage non négligeable et impacte directement le temps de production de ce dernier. En tant que dirigeant, le but étant de faire fructifier les affaires rapidement. Ainsi, il est indéniable que les outils numériques devancent largement le suivi fastidieux par facture.

Cela permettra également un suivi en temps réel par les salariés qui sont les premiers concernés par ce mode opératoire. Un tel système allégera les charges du service comptable au profit d’autres tâches plus complexes.